Comparer des offres VTC sur un seul prix au kilomètre produit rarement une décision robuste. Le coût dépend aussi de la distance, de l’horaire, de l’attente, des annulations, des mises à disposition, des options et des zones. L’acheteur doit construire un panier fixe de courses représentatives, appliquer chaque bordereau avec les mêmes règles, puis identifier les scénarios qui font basculer le classement.
Cette méthode s’inscrit dans la préparation décrite pour acheter des prestations VTC. Elle ne prédit pas la dépense réelle et ne recommande aucun fournisseur. Elle rend seulement comparables des offres sur un périmètre documentaire commun.
Construire le panier à partir des usages
L’analyste achat extrait une période historique anonymisée et classe les courses par distance, plage horaire, zone, attente, réservation anticipée, annulation et option. Il sélectionne ensuite un nombre gérable de scénarios couvrant les principales contributions au coût et les cas critiques. Chaque scénario indique quantité, unité et règle tarifaire applicable.
Les données de facturation centralisée peuvent alimenter le panier si leurs lignes sont contrôlables. Un mois exceptionnel n’est pas présenté comme représentatif sans justification. Les métiers valident que le panier reflète les besoins futurs connus, tandis que le contrôle de gestion vérifie les quantités.
Calculer le coût total simulé
Formule : somme, pour tous les scénarios, de la quantité du scénario multipliée par le prix calculé selon l’offre, à laquelle s’ajoutent les frais fixes et options retenus selon les mêmes hypothèses. L’unité est l’euro hors taxes ou toutes taxes comprises selon le cadre annoncé, jamais un mélange.
Écart entre offres : coût total simulé de l’offre moins coût total de l’offre de référence. L’analyste publie aussi la contribution de chaque scénario : coût du scénario divisé par coût total du panier, multiplié par 100.
- Numérateur : dépenses simulées des scénarios selon les quantités fixes.
- Dénominateur : coût total du panier pour calculer une contribution ; aucun pour le montant en euros.
- Responsable : analyste achat ou contrôle de gestion ; les métiers valident le panier.
- Fréquence : à chaque consultation, puis test annuel de représentativité si le marché dure.
- Décision : conserver la méthode, revoir un scénario, analyser une offre anormale ou compléter l’évaluation qualitative.
- Limite : le panier dépend du mix retenu et ne garantit ni prix exécuté ni disponibilité.
Tester les scénarios de bascule
L’équipe fait varier une hypothèse à la fois : part de nuit, attente moyenne contractuelle, longues distances, annulations ou zone périphérique. Ces variantes sont des simulations clairement étiquetées. Elles montrent si l’écart entre offres est stable ou dépend d’un cas minoritaire. Le classement officiel doit toutefois suivre la méthode annoncée dans la consultation et le cadre applicable.
Pour les acheteurs publics, la DAJ propose un outil d’analyse des méthodes de notation du critère prix. Cette ressource aide à examiner les propriétés d’une formule ; elle ne dispense pas l’acheteur de respecter les documents de la consultation et ne s’applique pas automatiquement aux contrats privés.
Traiter les données manquantes et ambiguïtés
Chaque bordereau est testé sur tous les scénarios. Si une règle ne permet pas de calculer un prix — frais d’attente sans unité, tranche contradictoire, option non chiffrée — l’analyste ne choisit pas une interprétation silencieuse. Il applique la procédure de clarification autorisée et conserve la réponse. Les hypothèses communes sont publiées dans le rapport.
Les remises conditionnelles sont intégrées uniquement si leur condition est mesurable dans le panier. Un prix maximal ou minimal est traité selon sa clause. Les taxes, péages et frais tiers sont comparés sur la même base.
Ne pas réduire l’achat au coût
Le coût simulé est un indicateur financier parmi d’autres. Il ne mesure pas ponctualité, couverture, sécurité, accessibilité, gouvernance des données ou qualité du reporting. Un marché multi-attributaire exige en plus une règle de répartition qui ne vide pas l’évaluation initiale de son sens.
Le comité reçoit le panier, les formules, les écarts et les limites. Il voit quels scénarios expliquent la différence. Un résultat très sensible à une hypothèse déclenche une revue, pas une certitude. Le seuil de bascule est défini par l’acheteur selon son besoin et son règlement de consultation.
Conserver une piste d’audit
Le fichier de calcul est versionné ; les cellules d’entrée sont séparées des formules ; un second lecteur reproduit le total. Les données historiques utilisées sont agrégées et conservées selon leur finalité. La décision indique date, version du panier et règles de traitement des cas manquants.
Une fois le marché exécuté, l’acheteur compare le mix réel au panier sans présenter l’écart comme une erreur de prévision automatique. Le panier reste une méthode de comparaison à une date donnée. Sa force vient de la transparence des scénarios, pas d’une prétention à deviner les courses futures.
Le taux de couverture du panier complète le coût : volume historique représenté par les scénarios sélectionnés divisé par le volume historique total admissible, multiplié par 100. L’analyste achat le calcule avant la consultation. Sa limite est qu’une forte couverture du passé peut ignorer un besoin futur connu. Les métiers doivent donc valider séparément les scénarios émergents et expliquer leur poids hypothétique.
Le guide de l’OECP sur le prix dans les marchés publics complète l’outil de notation pour les acheteurs concernés. Il éclaire la construction du prix, sans fournir un panier VTC prêt à l’emploi.